月極駐車場の管理でも経緯や経過を記録・メモして残しておく・その1　～アクティバルの月極駐車場管理㉑～

月極駐車場管理でもトラブルにならないようにするためには、経緯・経過をきちんと記録・メモすることが大切です。

それは、オーナーさんや借主さんとのやり取りの中で、日時・場所・相手・内容などを記録します。

万が一問題が起こってしまった場合、「いつ・どこで・誰が・どうした」という記録があるのとないのとでは全然違います。

月極駐車場管理では些細なことも多いのですが、その場だけの事と思わず、どのような内容でも経緯・経過の記録を残しておくのが良いのです。

よくあるケースとしては、やはり区画変更です。

区画変更では、管理会社も借主さんも経緯・経過を把握していないと情報が混乱してしまうことがあります。

Bさん「A駐車場を借りているBです。使っている1番の区画に最近別の車が停まっているので、その1番の区画に車を停めてる方と話したら、最近A駐車場の1番を契約したCさんと言う方でした。それで、とりあえず仕方なく5番に停めました。これはどういうことですか？」

アクティバル「(Bさんの情報を見て)B様のご主人が〇月〇日に車が停めにくいから区画を1番から5番に替えたいとお電話でご連絡がありました。今のB様の区画は5番ですよ。そして、Cさんが1番でご契約しております。」

Bさん「えっ、そうですか。最初が5番で契約して、1番に変更したのではないのですか？」

アクティバル「最初に1番で契約して頂き、その後に5番に変更しました。」

Bさん「私の勘違いですみません。」

このように、Bさん(ご主人)との経緯を記録していたことで大きなトラブルにはなりませんでした。

月極駐車場の管理でも経緯・経過をちゃんと記録・メモをして残しておくことで、お客様とのトラブルを避けることができます。

また、記録を残しておくことは、社内間でも情報を共有できるので、担当者がいなくても情報を把握し、対応することができます。

先程の区画変更のケースで、記録がなかったら「どちらが本当の区画1番の契約者？」と問題になっていたかもしれません。

つづく